Comparez un outil existant, son paramétrage et un développement spécifique sur le même parcours métier et le même coût global.
Décrire le parcours indispensable
Prenez un dossier type : réception de la demande, pièces attendues, responsable, validation, échéance et clôture. Faites décrire chaque étape par les futurs utilisateurs. Classez les fonctions en trois groupes : indispensables au premier usage, utiles ensuite et accessoires.
Cette base permet de comparer des réponses différentes au même problème. Un logiciel affichant beaucoup de fonctions peut demander de nombreux contournements ; une application spécifique peut reproduire inutilement une fonction déjà disponible. Testez le parcours, au-delà de la liste commerciale.
Comparer trois options, pas seulement acheter ou construire
Le paramétrage d’un outil existant constitue souvent une troisième piste : configuration des champs, adaptation des statuts et connexion à d’autres outils. Il faut vérifier les limites réelles de cette adaptation avant de la retenir.
Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.
| Critère | Logiciel existant | Existant adapté | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Adéquation métier | Adopter les parcours prévus par le produit. | Adapter ce que la configuration autorise. | Concevoir les parcours retenus avec les utilisateurs. |
| Connexions | Vérifier les fonctions et les offres nécessaires. | Tester les extensions et les accès disponibles. | Développer les connexions dont la faisabilité est confirmée. |
| Démarrage | Configurer, préparer les données et former. | Ajouter le paramétrage et les tests des adaptations. | Cadrer, maquetter, développer et tester une première version. |
| Coût global | Licences, mise en place, assistance et évolutions tarifaires. | Ajouter intégration et entretien des adaptations. | Développement, hébergement, maintenance et évolutions. |
| Autonomie | Dépend des comptes, exports et conditions de l’éditeur. | Vérifier qui administre les adaptations. | Définir au contrat accès, documentation et reprise. |
| Évolution | Suivre la feuille de route du produit. | Maintenir la compatibilité des adaptations. | Financer et prioriser les fonctions futures. |
Faire un essai avec des situations difficiles
Faites tester le même dossier par les personnes concernées, puis ajoutez une pièce absente, une responsabilité qui change et un utilisateur qui n’a pas tous les droits. Observez les étapes manuelles supplémentaires et les informations difficiles à retrouver.
Le résultat recherché n’est pas une préférence visuelle : une personne doit pouvoir terminer son travail et comprendre l’état du dossier. Un essai guidé par le vendeur peut être utile, mais laissez aussi un utilisateur essayer le parcours à partir d’une consigne métier.
- Créer, compléter, transmettre et retrouver un dossier.
- Vérifier les droits de lecture et de modification selon les rôles.
- Exporter les données et examiner le format obtenu.
- Comprendre les erreurs et reprendre une opération interrompue.
- Identifier qui administre les comptes et aide les utilisateurs.
Exemple : un suivi de dossiers clients
Une société de services suit ses demandes dans des emails et des tableurs. Son besoin initial tient à cinq fonctions : fiche dossier, documents, responsable, échéance et validation. Une solution existante mérite d’abord d’être testée sur ces fonctions.
Si elle couvre le parcours et les droits, un paramétrage peut suffire. Si les validations particulières imposent des copies permanentes et que les connexions nécessaires sont réalisables, une première version sur mesure peut être étudiée. Dans les deux cas, conserver un historique et préparer la reprise des données restent des sujets de projet.
Comparer le coût et la vie du logiciel
Utilisez le même horizon de comparaison pour toutes les options. Réunissez mise en place, abonnements, hébergement, reprise des données, connexions, formation, assistance, maintenance et évolutions. Faites préciser les éléments inclus et ceux qui dépendent de l’usage.
Pour le sur mesure, définissez la propriété, l’accès au code, les conditions d’hébergement et la réversibilité dans les documents du projet. Pour un outil existant, examinez les exports, les droits d’administration et les conditions de sortie. Ne déduisez pas ces garanties du seul mot « sur mesure » ou du prix de l’abonnement.
Ajouter l’IA lorsqu’une fonction la justifie
Une application de suivi peut être utile sans IA. Une recherche assistée ou une synthèse de dossier mérite un essai si les sources, les droits et la vérification sont définis. Une suggestion doit rester identifiable et consultable avec ses sources.
Décidez d’abord du parcours commun et des règles de gestion. L’IA peut ensuite compléter une fonction précise ; elle ne remplace pas la définition des responsabilités ni les contrôles d’accès.
Sources et méthode
La CNIL fournit des repères sur les limites de l’IA générative. Le tableau de comparaison des solutions et l’exemple de dossier sont des outils de décision originaux de Doventis.
Les grilles sont des supports de réflexion à adapter à votre organisation. Les exemples sont des supports pédagogiques.