Une tâche mérite un essai quand ses entrées, ses règles, ses exceptions et son contrôle peuvent être décrits.
Observer une exécution complète
Partez d’un dossier récent et suivez son chemin avec la personne qui le traite. Comptez les copies, les recherches, les validations et les échanges nécessaires. Une tâche apparemment simple peut dissimuler une règle connue d’un seul collaborateur.
Notez le volume et la fréquence avec leur source : comptage dans un outil, observation ou estimation à confirmer. Un volume élevé ne suffit pas à justifier une automatisation si les erreurs coûtent cher ou si chaque dossier exige une appréciation différente.
- Déclencheur : qu’est-ce qui lance la tâche ?
- Entrées : quels documents et quels champs sont nécessaires ?
- Règles : quelles transformations sont déterministes ?
- Sortie : que reçoit la personne ou l’outil suivant ?
- Exceptions : qui reprend le travail et avec quelles informations ?
Utiliser une grille de sélection commune
Cette grille de travail aide à distinguer une tâche prête à être étudiée d’une tâche encore mal définie. Documentez les réponses avec les utilisateurs ; ne transformez pas une somme de notes en promesse de rentabilité.
Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.
| Dimension | Signal favorable | Point à résoudre |
|---|---|---|
| Fréquence et volume | Des occurrences observables et récurrentes. | Une estimation sans relevé ni saisonnalité. |
| Règles | Entrées et sortie décrites ; critères partagés. | Une décision implicite ou changeante. |
| Données | Sources lisibles, autorisées et accessibles. | Formats variables, pièces manquantes ou accès non confirmé. |
| Exceptions | Cas identifiés avec un responsable de reprise. | Aucun moyen de signaler ou corriger une anomalie. |
| Contrôle | Un utilisateur sait comparer la sortie aux sources. | Une erreur peut passer inaperçue. |
| Coût complet | Vérification, exploitation et maintenance estimées. | Seul le temps de production est pris en compte. |
Exemple chiffré : préparer des dossiers
Hypothèse pédagogique : 120 dossiers par mois demandent chacun 6 minutes de préparation manuelle, soit 720 minutes. Avec un parcours assisté, on suppose 2 minutes de contrôle pour chacun, puis 4 minutes supplémentaires pour 20 dossiers en exception. Le total serait de 320 minutes, avant exploitation et maintenance.
La différence théorique de 400 minutes n’est ni un gain observé ni un retour sur investissement. Pour vérifier l’intérêt, il faut chronométrer un essai, contrôler la qualité et convertir le temps réellement disponible en valeur pour l’équipe. Si les exceptions augmentent, le résultat change.
Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.
| Poste | Hypothèse | À vérifier sur le terrain |
|---|---|---|
| Fonctionnement actuel | 120 × 6 min = 720 min. | Temps complet et catégories comparables. |
| Contrôle assisté | 120 × 2 min = 240 min. | Capacité à détecter les erreurs. |
| Reprise des exceptions | 20 × 4 min = 80 min supplémentaires. | Nombre et durée des exceptions réelles. |
| Autres charges | Non chiffrées dans cet exemple. | Abonnements, surveillance, corrections et maintenance. |
Choisir entre règle simple et assistance IA
Copier un champ structuré ou déclencher un rappel à une date connue peut relever d’une règle classique. Lire des messages de formes variées peut justifier une aide de l’IA. Le choix se fait étape par étape : l’ensemble du processus n’a pas besoin d’être confié au même mécanisme.
Dans les deux cas, définir les autorisations, les sources et les actions possibles est indispensable. Une préparation de dossier et un engagement commercial ne présentent pas les mêmes conséquences. Les actions sensibles doivent rester dans le circuit de validation prévu.
Prévoir les échecs avant la mise en service
Testez un document illisible, un doublon, une référence inconnue, un outil indisponible et une demande hors périmètre. Précisez le message présenté à l’équipe, le responsable alerté et les données conservées pour reprendre. Vérifiez qu’une relance ne crée pas deux dossiers.
Définissez ensuite le suivi : volume traité, corrections, exceptions et temps complet. Un changement de format ou d’accès chez un éditeur peut nécessiter une adaptation. La surveillance et la maintenance font donc partie de l’évaluation initiale.
Sources et méthode
Le guide de l’ANSSI traite de la sécurité des systèmes d’IA générative. Notre grille de sélection et le calcul ci-dessus portent sur l’organisation du travail et ne proviennent pas de cette publication.
Les grilles sont des supports de réflexion à adapter à votre organisation. Les exemples sont des supports pédagogiques.